INFORME DE AUDITORÍA

ENERO 20 DE 2010

Me es muy grato poder comentarles que el pasado 20 de enero tuvimos nuevamente la auditoria de seguimiento por parte del Icontec ; ésta se centró básicamente en el proceso de diseño y desarrollo que da cuenta de la parte académica de nuestro colegio.

Quiero compartir con ustedes algunos de los aspectos que destacó la auditora de lo que pudo evidenciar al auditar tanto a maestros como a estudiantes, así como algunos de los aspectos que se nos recomiendan mejorar.

Dentro de los aspectos positivos nos han destacado:

• El compromiso de la dirección y su equipo de trabajo en mantener y mejorar las herramientas del SGC, dando uso continuo a las mismas.

• Los cambios que se dieron en la metodología pedagógica, orientada al desarrollo de competencias en los alumnos, los cuales se hicieron formales a partir de este año lectivo, cambiando con ello la estructura de planificación de las clases y su evaluación la cual quedo acorde a los requisitos del nuevo sistema evaluativo implementado para dar cumplimiento al decreto 1290.

• La gestión que se hace para promover el bilingüismo, fortaleciendo en todos los niveles la intensidad, sumada al refuerzo de la asesoría que se contrató para los docentes, en busca de mejorar los resultados al respecto.

• El trabajo que se está desarrollando de formación en integridad, dado en todos los niveles, no como una clase sino desde las actividades de la cotidianidad, generando un estilo de vida, como mecanismo de aprendizaje.

• La gestión que se está haciendo para reorganizar el colegio en el área administrativa, mejorando las actividades de presupuestos y manejo administrativos, para garantizar los recursos que proyecten la viabilidad de autosuficiencia y de desarrollo de nuevas mejoras.

• La tercerización del servicio de transporte, en el nuevo año lectivo, verificando mejoras en los tiempos de rutas, reducción de costos de mantenimiento. Se reporta mayor organización disponiendo de más rutas con menos estudiantes cada una, lo que hace tramos más cortos y rápidos.

• Los cambios realizados a las reuniones de Consejo Académico, respecto a la planificación de ésta reunión, aprobando previamente los temas del día, permitiendo la optimización del tiempo.

• La disposición de mayor tiempo a los Coordinadores Académicos, el de Bienestar y el Representante por la Dirección, mejorando la oportunidad de respuesta de las aéreas, quedando tiempo para hacer mas gestión a nivel de seguimiento y control.

• El proyecto de inmersión de los alumnos en convenio con un colegio de Canadá, donde se van a enviar 5 estudiantes que estarán un mes en inmersión 100%. Con ello se busca abrir el espacio y asegurar las condiciones, para enviar más estudiantes en el futuro.

• El control que se tiene de los documentos de admisión y matrícula, asegurando que se matriculen los estudiantes solo cuando tienen completa la documentación. Esto ha permitido mantener al día y completa la información correspondiente.

• Las charlas dadas para mejorar la gestión en el uso de las herramientas del SGC y en indicadores de gestión.

• La implementación del software de CIBER COLEGIO, que es una plataforma de comunicación interna usada, para difundir y hacer seguimiento a toda la información relacionada con los alumnos, padres de familia y docentes.

• El fortalecimiento de la página web, ofreciendo vínculos para acceder a la agenda de actividades, generando estadísticas de acceso y lectura de correos. Se ha logrado mejorar la comunicación con toda la comunidad educativa.

• La implementación de un control para el seguimiento a las órdenes de servicio, reportadas a mantenimiento, para hacer seguimiento y control al trámite de las solicitudes.

• El análisis que se estableció a la información de los reclamos, analizando factores comunes que afectan los reclamos.

Finalmente se nos han hecho algunas recomendaciones que nos ayudan a mejorar y entre ellas:

• El mecanismo de seguimiento a las acciones correctivas, en especial las de auditorías internas para garantizar oportunidad en: verificar la adecuación de causas y planes de acción y para hacer el seguimiento al cumplimiento y eficacia de los mismos.

• La competencia del equipo auditor respecto a la profundidad en la identificación y reporte de hallazgos, análisis de causas y planes de acción, de manera que se obtenga mayor eficacia de los resultados de las auditorias.

• La programación de las actividades críticas del SGC, tales como la revisión por la dirección, auditorías internas, indicadores de gestión y encuestas de satisfacción de clientes, acordes con el ciclo PHVA real del colegio, de manera que generen mayor valor agregado los resultados.

• El control de los no conformes, generando mayor control a las variables críticas de los procesos, en especial los de la cadena de valor.

• La consolidación de los indicadores de los reclamos de clientes para la relación de los reclamos respeto al total de estudiantes y en la oportunidad de atención. Con estas mediciones se busca promover y evidenciar la gestión interna que la organización hace para atender las retroalimentaciones de la comunidad educativa.

• La consulta de la norma ISO 1002, de servicio al cliente, como fuente importante de nuevos lineamientos para mejorar la atención de reclamos de clientes.

Realmente pensamos que mecanismos de evaluación externa como éstas nos ayudan a crecer cada día más y así poder brindar la mejor educación que queremos para nuestros estudiantes.

Psi rebeca Polo de Daza

Rectora